¿Dónde organizar tu evento? eventos, aulas, espacios, alquiler, madrid

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EMPRESAS Y NEGOCIOS Published date: Marzo 3, 2019
  • País: España
  • Ciudad: eventos, aulas, espacios, alquiler, madrid

¿Dónde organizar tu evento?


Aquí algunos consejos útiles para elegir el sitio donde organizará su evento.


Una vez que sepa la fecha, puede comenzar a buscar lugares disponibles que coincidan con sus requisitos.


En general, los lugares para organizar un evento o taller pueden clasificarse en tres categorías:


Campus: son más adecuados para eventos académicos más pequeños y son relativamente económicos de contratar, con tan solo hacer una búsqueda en Internet de alquiler de salas en Madrid, podrá encontrar el sitio adecuado a sus necesidades.


Hoteles: Estos suelen tener instalaciones dedicadas para conferencias y catering propio. Son la mejor opción todo en uno, ya que ofrecen alojamiento y espacio para conferencias. También tienden a ser la opción más cara.


Sedes independientes: esta categoría incluye todos los demás tipos de sedes que pueden albergar conferencias. Muchos de estos se especializan en tipos específicos de eventos.


Pero el costo del lugar es solo una parte del rompecabezas.


Aquí hay algunos otros factores a considerar cuando se busca el lugar adecuado:


Tamaño: reservar una sede demasiado pequeña donde todos tienen que meterse en una habitación pequeña es claramente una mala idea. De manera similar, asegurar un lugar gigante para una multitud relativamente modesta no solo dañará su billetera, sino que también hará que la conferencia se sienta vacía y con poca asistencia.


Ubicación: es mejor elegir una ubicación un tanto aislada para que los participantes puedan concentrarse mejor en la conferencia en sí. Aún mejor si el lugar tiene un entorno tranquilo y pintoresco para ayudar a la gente a relajarse.


Atmósfera : es crucial que el ambiente del lugar se adapte a su audiencia y tema. No quieres organizar una conferencia de negocios dentro de un gimnasio gigante, por ejemplo.


Instalaciones: ¿El lugar tiene el diseño adecuado y los estilos de sala de conferencias adecuados a sus necesidades? ¿Cuenta con las instalaciones necesarias, por ejemplo, salas más pequeñas para sesiones de trabajo?


Alojamiento: ¿El lugar ofrece alojamiento o hay hoteles cerca?


Catering: ¿El catering está incluido o las empresas de catering externas pueden llegar y trabajar fácilmente dentro del lugar? Si no, ¿hay restaurantes y cafés adecuados en la zona? (Tenga en cuenta cualquier requisito dietético especial: vegano, kosher, sin nueces, etc.)


Transporte : ¿Qué tan fácil es para los participantes viajar al lugar en transporte público? ¿Hay suficientes plazas de aparcamiento para los que conducen?


Aspectos técnicos: ¿El lugar tiene el equipo adecuado de  audio y video? Necesitará pantallas de proyección, micrófonos, muchos lugares de carga para los participantes y, por supuesto, un sólido acceso a WiFi.




Cuando negocie con lugares potenciales, intente organizar un acceso temprano al lugar para que pueda hacer un recorrido con su equipo antes de la conferencia.


Debería poder asegurarse de que cada detalle esté en su lugar antes del gran día.

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